Der er mange virksomheder, der har haft succes med outsourcing af it-aktiviteter, lige fra it-drift til it-udvikling. Og lige så mange, der er mislykkedes med det. Jeg har prøvet at kigge tilbage til de oursourcing-sager, jeg har været direkte eller indirekte berøring med. I sidste uge havde jeg også en god snak om emnet med en klog mand (Carit Benike fra Deloite Consulting).

På den baggrund har jeg lavet den følgende ikke-videnskabelige oversigt over problematiske holdninger til outsourcing. Vælg en eller flere af disse synspunkter, og outsourcingprojektet går med sikkerhed galt.

Hvis der er et stort it-problem, så skal opgaven outsources
It-problemer kan være svære at løse, og it-folk har tit svært ved at kommunikere. Derfor opstår der fra tid til anden situationer, hvor virksomheden lider under it-problemer, som it-chefen synes ude af stand til at løse. Nogle virksomheder har i den situation valgt at lytte til en veltalende outsourcing-sælger, der lover at løse det. Men sådan går det sjældent: Når man outsourcer en hovedpine, får man som regel en dyr migræne i stedet. Start med at rydde op i systemer og arbejdsgange, inden du outsourcer, og erstat de personer eller løsninger, der er umulige at have med at gøre.

Vi skal slet ikke ændre os
Har man en intern it-afdeling er mange vant til lige at gå ned til dem og snakke om en opgave – og så få det løst. Den uformelle arbejdsform er god, når der ikke er nogen økonomiske konsekvenser. Men når en outsourcingleverandør har overtaget it-opgaven, så bliver der kun løst de opgaver, der er aftalt i kontrakten. Dermed kommer outsourcing altid til at betyde en formalisering af arbejdsgange. Det er ikke nødvendigvis en ulempe, men kan være lidt af en overgang at komme igennem. Og der kan vente en uventet meromkostning.

Vi har specielle behov, og det behøver vi ikke at ændre
Forudsætningen for, at en outsourcingleverandør kan gøre det billigere er, at de kan opnå en stordriftsfordel. En sådan kan kun opnås, hvis alle kunderne anvender den samme type it-udstyr og – programmer. Det lyder banalt, men er det ikke: I mange virksomheder anvendes systemer og arbejdsgange, som er unikke. Skal en leverandør overtage disse uden ændringer, bliver det ikke billigere, måske tværtimod. En af de vigtige forudsætninger for vellykket it-outsourcing er derfor at fuldt ud at acceptere standardløsninger.

Hvis noget går galt, er vi i samme båd
En virksomhed kan gå i stå og i værste fald dø, hvis it-problemer ikke løses. Umiddelbart skulle man tro, at løsning af den slags problemer er lige så vigtigt for outsourcing-leverandøren. Men sådan er det ikke: De har i sagens natur mange kunder. Selvom outsourcingkontrakter indeholder bodsbestemmelser, så overskrider disse sjældent 10% af den årlige kontraktpris. Som et eksempel skulle CSC ifølge Computerworld.dk betale 169.000 kr for et nedbud, der gjorde det vigtige kriminalregister utilgængeligt fra mandag til torsdag i en uge sidste år. Så selv hvis der er store problemer, er det ikke finansielt livstruende for outsourcing-leverandøren. Som køber bør man derfor overveje hvem der står inde for kontrakten hos leverandøren. Eller som Carit Benike sagde, da jeg talte med ham: Hvis det ikke er den administrerende direktør, der skriver under på kontrakten: Hvor sandsynligt er det så, at han af sig selv dukker op, hvis der er problemer?

Når ansvaret er overdraget, behøver vi ikke bekymre os mere
It-systemer er komplekse, og skal hele tiden vurderes og ændres. For det gør de behov, systemerne skal opfylde. Derfor er det nødvendigt, at systemerne ikke bliver ”forældreløse” hos virksomheden. Der skal stadig være såvel forretningsmæssige som teknisk kyndige, der interesserer sig for systemernes tilstand og videre udvikling.

Undlad at falde i en af de ovenstående fælder, og du er kommet meget tættere på succes med outsourcing!

Bragt som kommentar i Jyllands-Posten d. 11. maj 2009