En af Lars Løkke Rasmussens sidste handlinger som finansminister var at sende kulegravningen af årsagerne til de mange offentlige it-skandaler i syltekrukken. Eller som det hedder på nudansk: ”Derfor nedsætter regeringen nu en arbejdsgruppe”. Gruppen skal finde ud af, hvordan der kommer bedre styr på de statslige it-projekter.

Som altid får arbejdsgruppen god tid til at komme op med et svar: Svaret skal komme inden nytår – det førstkommende, altså. Det er jo lang tid at vente, hvilket foreningen Dansk IT har bevist. De nedsatte deres egen arbejdsgruppe, som i denne måned kom med deres fem gode råd til hvordan der kommer bedre styr på statens it-støttede udviklingsprojekter.

De er faktisk så gode, at de sagtens kan bruges af private virksomheder. For indrømmet: Der forekommer også it-skandaler i den private sektor. De private virksomheder er bare bedre til at holde på en hemmelighed. Og hvis det ikke kommer videre, vil jeg gerne indrømme, at it-projekter også er mislykkedes en enkelt gang – eller to – i min egen virksomhed.

Derfor har alle god grund til at lytte til de gode råd. De er:

Skab retning og sammenhæng. Dette punkt handler meget om at sørge for, at projektet sættes ind i de rigtige rammer, og at det nødvendige ejerskab hos de relevante beslutningstagere etableres. Det vil sige: Overholder projektet de forretningsstrategiske og it-tekniske valg, der er truffet? Og er projektets forretningsmæssige sponsor formand i styregruppen? For alle it-projekter har en styregruppe. Eller har de?

Tildel penge i takt med, at prisen kendes. Meget tit fastsættes budgettet for et it-projekt alt for tidligt. Desværre betyder det som hovedregel, at prisen undervurderes, og at tidsplanen ikke holder. Derfor bør det første budget ikke handle om selve projektet. Det skal afsættes til at finde ud af, hvad projektet kommer til at koste, hvor lang tid det vil tage, samt lige så vigtigt: Hvilke gevinster skal opnås med projektet, og hvordan skal de måles?

Tæt på hele vejen. Styregruppeformanden skal følge projektet tæt. For der vil altid være en række valg, der skal træffes, som vil påvirke projektets resultat. I it-projekter vil der således altid være afvejninger af, hvor store risici, der skal løbes, for bedst at opnå projektets formål. Men denne afvejning skal altid styres af den overordnede business-case, og den skal styregruppeformanden stå på mål for. Ikke it-teknikere eller projektledere.

Betragt ændringer tidligt i forløbet som innovation. It-projekter er oftest en læringsproces. Derfor er det en fordel at være lydhøre overfor ændringsønsker tidligt i projektet. Modsat er det nødvendigt – når projektet er godt forstået af såvel kunde som leverandør – at låse kravene fast. Men det er altid en afvejning mellem øjede projektomkostninger kontra forretningsmæssig effekt af løsningen. Men til sidst skal kravene skal fryses fast. For selvom man også bliver klogere i den sidste del af projektet, er der en tendens til at de sidste ændringsønsker har karakter af feinschmeckeri. For at få de sidste detaljer helt på plads, udskyder man brugen af de 99 % af systemet, som er helt tilstrækkelige. Det bedste bliver på den måde det godes værste fjende.

Færre projekter, flere projektdeltagere på fuld tid og kortere gennemløb. Det er min erfaring, at jo længere et projekt løber, jo større bliver afvigelserne i forhold til de oprindelige budgetter og mål. Samtidig sker der ofte det i de fleste virksomheder, at alle har ret til at sætte it-projekter i gang, uden at der foretages en samlet prioritering af disse. Derfor bliver der ofte sat for mange projekter i gang. Konsekvensen er, at de samme ressourcer bliver fordelt ud på for mange projekter, og at projekterne trækker ud. Det er bedre at gennemføre tre projekter succesfuldt end at sætte gang i seks projekter, der trækker ud.

På min blog har jeg lagt en artikel med links til den fulde rapport fra Dansk IT. Kommentarer til de fem råd – eller min fortolkning af dem – er mere end velkomne på bloggen.

Tiden vil vise, hvad regeringens arbejdsgruppe kommer frem med. Men mon de ikke kommer frem til meget af de samme konklusioner?

Bragt som kommentar i Morgenavisen Jyllands-Posten d. 1. september 2009