Vi køber alt for meget it. Et simpelt eksempel: Vi køber office-pakker, som indeholder mange programmer, selvom vi kun bruger et eller to af dem. Selv dem, vi bruger, anvender vi kun en lille del af. Alligevel er disse office-pakker installeret på alle vores pc’er. Dette skader ikke, men vi betaler for noget, vi ikke har gavn af.

Ser man nærmere efter i virksomhedernes server-rum, er situationen værre: Der er alt for mange it-systemer. Det skader virksomhedernes mulighed for at videreudvikle sig, gør deres it mere usikkert og er alt for dyrt.
Prøv at se din it-chef i øjnene, og spørg ham: ”Hvor mange it-systemer har vi egentlig?”. Blikket vil med garanti flakke inden han giver et usikkert svar, som sandsynligvis er en underdrivelse. Alle virksomheder har rigtigt mange programmer kørende. Hundredvis eller tusindvis er ikke usædvanligt.

It-virksomhederne HP og Gapgemini gennemførte for nylig en undersøgelse, hvor de interviewede et hundrede europæiske it-chefer om deres it-systemer. Direkte adspurgt svarede halvdelen, at de havde flere programmer kørende, end der er behov for. Og endnu værre: 60 % mente, at under halvdelen af de mange programmer, virksomheden anvender, er forretningskritiske.

Med andre ord er der altså alt for mange it-systemer, og flertallet kunne man godt slukke – uden virksomheden vil lide stor skade. I hvert fald hvis man spørger de it-ansvarlige.

Den umiddelbare konsekvens af dette er, at der anvendes flere penge og ressourcer på it-systemer, end det er nødvendigt. Næste konsekvens er, at it-systemerne bliver mere usikre: Jo flere programmer it-folkene skal holde øje med, jo flere uopdagede sikkerhedshuller.

Det værste er, at dette mylder af – ofte gamle – systemer effektivt bremser virksomhedens mulighed for at videreudvikle sig. Der er hele tiden en masse hensyn, der skal tages til eksisterende systemer, og de bliver hele tiden sværere at ændre. Dels pga de mange afhængigheder mellem systemerne og dels pga deres mangeårige historie. Det er ikke usædvanligt, at det kun er få – eller enkelte – personer, som kan ændre i systemer, der er livsvigtige for virksomhederne.

Resultatet er et dyrt og usikkert it-drivanker som alvorligt hæmmer virksomhedens mulighed for at udvikle sig.

Hvorfor opstår denne situation? Den oprindelige årsag er it-folks udprægede service-gen: Vi er gode til at finde nye løsninger, som kan løse et bestemt behov. Dermed vil der naturligt hele tiden komme nye it-systemer til. Desværre undervises der ikke meget på it-uddannelserne i, hvordan man samtidig kan sende andre systemer på pension. 

En anden almindelig årsag til væksten i antallet af it-systemer er de mange strukturændringer, hvor virksomheder opkøbes eller slår sig sammen. Meget ofte får begge virksomheders it-systemer lov til at overleve i første omgang – og tit i årevis.

Derfor vil alle it-installationer af sig selv vokse. Med mindre it-ledelsen hårdhændet lægger planer for, hvornår velafprøvede systemer skal opgraderes eller udfases.

Business-casen i den slags iniativer er ofte svær. Det svarer lidt til at køre rundt i en gammel bil. På et tidspunkt skal den på værksted, og det kan være dyrt. Bagefter kører man stadig rundt i en gammel bil – selvom man brugte tusindvis af kroner. Det bliver man ikke gladere eller rigere af.

Det er forholdsvist billigt at komme af med en gammel bil, men sådan er det ikke med gamle it-systemer: Der kan eksempelvis være andre programmer, der er afhængige af det, og der er med garanti en eller anden højtråbende mellemleder eller sælger, som ikke kan leve uden. Hvilket de naturligvis kan. Det vil de bare ikke. Ofte er det også svært og tidskrævende at få data ud af det gamle system og over i det nye.

Ønsker man at modernisere alle sine systemer på én gang, kan det være særdeles dyrt: I slutningen af 2008 droppede TDC en storstilet modernisering af de mere end 450 systemer, virksomheden havde. Alle bud på opgaven viste, at der skulle bruges lang tid og mere end to milliarder kroner på projektet.  Derfor blev initiativet droppet, hvad alle TDCs kunder og medarbejdere stadig kan mærke følgerne af.

Den bedste metode er derfor den kedeligste: Hele tiden at have fokus på at slukke systemer, som efterhånden kun bliver brugt af få. Det er ikke nogen populær aktivitet – hverken internt i it-afdelingen eller hos dens kunder. Men helt nødvendig. Hvis man vil undgå det alt-bremsende, dyre og usikre it-drivanker.

Bragt som kommentar i Morgenavisen Jyllands-Posten d. 26. september 2011