It er en stor – og stigende – udgiftspost.

Analysefirmaet Gartner Group vurderer, at virksomheder typisk bruger mellem 2 og 5 pct. af deres omsætning på it. Og den omkostning er stigende. Helt præcist 14 pct. i gennemsnit sidste år har Danmarks Statistik opgjort i følge bladet Computerworld. Samtidig er it en forudsætning for de fleste virksomheders drift og produktudvikling.

Derfor skulle man tro, at der er stor fokus på, hvordan den daglige ledelse udøves i it-afdelingerne. Mange af mine kolleger siger, at det ikke er tilfældet. Kun hvis der er store problemer.

80 pct. af it-omkostningerne bruges på drift af eksisterende systemer og brugerstøtte. Mindst halvdelen af denne post består af arbejdskraft. Uanset om det er egne medarbejdere eller eksterne serviceydelser.

Danmarks Statistiks undersøgelse viser, at det er denne del af it-budgetterne, der vokser hurtigst. En god grund til at overveje, om it-arbejdet tilrettelægges og ledes optimalt.

It-drift og -support ligner andre produktions- og serviceprocesser. Japanske Toyota har gennem 40 år vist, hvordan sådanne processer bedst forbedres med små midler. Da de skulle tage kampen op med kapitalstærke, amerikanske konkurrenter, måtte de gå nye veje.

Det gjorde de ved at fokusere på enkle ting, som hvad der leverer værdi til kunden, reduktion af spild og at skabe flow i produktionen. Men vigtigst af alt: den løbende og vedvarende forbedring, kaldet kaizen.

Amerikanske forskere havde vist interesse for metoden og kaldte den Lean, hvilket betyder trimmet. Som et bonsaitræ, der hele tiden vedligeholdes for at holde det flot.

I it-verdenen har tusindvis af virksomheder og eksperter for nylig skabt tredje version af en international standard, der i fem tykke bøger beskriver, hvordan it-drift og -support bedst udføres. Den er kraftigt inspireret af Lean-metoden, men målrettet en it-afdeling.

Standarden siger eksempelvis, at alle it-ydelser skal defineres og aftales med en intern eller ekstern kunde, der har accepteret entydige, målbare kvalitetsmål. Selvfølgelig, kunne man mene. Men der findes få – om nogen – virksomheder, der har aftalte mål for de fleste af deres it-ydelser.

Når aftalerne er på plads, kan der indføres en række standardiserede processer og klart definerede roller, der understøtter de aftalte kvalitetsmål. Og vigtigst af alt: Det bliver nu muligt at følge op på de enkelte delprocesser, så den løbende forbedring kan ske.

Metoden hedder ITIL, hvilket står for noget så kryptisk som ”IT Infrastrucure Library”. Svært at lave positive associationer til de ord!

Jeg forventer, at mit it-budget næste år er på niveau med det nuværende. Samtidig vokser antallet af opgaver. Derfor er vi ved at indføre ITIL i alle dele af vores it-afdeling. Med det mål at øge effektiviteten med 50 pct. Et ambitiøst mål, men ikke usædvanligt, hvis man skal tro erfaringerne fra andre procesforbedringsprocesser.

Men hvad med de sidste 20 pct. af omkostningerne, der går til udvikling af nye ting og dermed forbedrer virksomhedens konkurrenceevne?

Se, det er emnet for næste uges kommentar.

Bragt som kommentar i Jyllands-Posten og på epn.dk d. 5. maj 2008