De stramme udbudsregler gør det vanskeligt for den offentlige sektor at købe it-systemer på en fornuftig måde. Og dyrt at byde på opgaverne for leverandørerne. Ændringer er på vej, men de er for få og tager for lang tid undervejs, synes nogle.

Offentlige myndigheder foretager tusindvis af indkøb hvert år. Reglerne for disse indkøb er fastsat af EU. De administreres stramt i Danmark, hvilket gør indkøb af it-systemer alt for komplicerede. Situationen er så slem, at Kommunernes Landsforening (KL), Dansk-IT, Foreningen af kommunale it-ansvarlige (KITA) og IT-Branchen i et brev til den daværende erhvervsminister Ole Sohn (SF) i september skrev, at reglerne ”koster produktivitet, skader konkurrenceevnen og betyder mistede jobs og eksportindtægter fremover”.

EU-reglerne er da også ved at blive ændret. Under det uformelle Rådsmøde i januar besluttede stats- og regeringscheferne at der skulle opnås enighed om ændringerne inden årets udgang. Om det sker, vides ikke. Det er nu det cypriotiske formandskab, der skal sikre enighed. Derefter skal Europa-parlamentet behandle forslaget. Alene her er der mere end 1.500 ændringsforslag.

Når de nye EU-regler er vedtaget, vil de blive udmøntet i en egentlig udbudslov. Alt sammen en proces, der kommer til at tage tid.

Indtil da, har regionerne og kommunerne aftalt med Regeringen i ”Aftaler om den kommunale og regionale økonomi for 2013” at det nuværende klagesystem for udbud skal revideres. Dette er vigtigt af flere grunde.

Det nuværende indkøbsdirektiv blev direkte overført til dansk lovgivning. Det betyder, at der efterfølgende skulle ske en fortolkning af reglerne i Klagenævnet for Udbud. Nævnet er en uafhængig administrativ klageinstans.

Det er kun knapt to ud af hundrede sager, der bliver indbragt for Klagenævnet for Udbud. Men konsekvenserne kan være store: I sidste ende kan nævnet hæve kontrakten. Derfor bruges der store ressourcer på at dobbelttjekke og kvalitetssikre udbudsmaterialerne. En kommune bruger ofte 200 – 400 timer på et udbud, har analyser fra KL tidligere vist. Hvert år er der mere end 5.000 udbud. Dermed bliver der brugt mere end 500 mandår – alene på udbudsprocesserne.

Derfor vil reglerne for Klagenævnet for Udbud blive ændret i 2013. Bla.vil gebyrerne blive forhøjet og klagefristen forkortet. Alt sammen for at ”mindske antallet af åbenlyst ubegrundede klager”, som det hedder i aftaleteksten. Dette ændrer imidlertid ikke selve lovgrundlaget, der er baseret på direktiver, som stammer tilbage fra 2004.

Måske fortolker de danske myndigheder også reglerne mere stramt, end de behøver. Regeringen og KL er da også enige om, at der er et ”behov for at sikre en bedre forståelse af og klarhed om de gældende udbudsregler”, som det hedder i teksten. Eller sagt på nydansk: Vi behøver ikke at fortolke reglerne mere rigidt end i de andre lande i EU.

En meget stor svaghed ved de nuværende udbudsregler er, at direkte dialog mellem myndighed og tilbudsgivere er vanskelig. Årsagen er, at myndigheden skal kunne bevise, at alle tilbudsgivere er blevet behandlet ens – i en gennemskuelig proces.

Men det kræver, at kravene er lagt fast og specificeret nøje inden udbuddet går i gang. Med it-systemer er det sjældent muligt. Dels er de ofte så komplekse, at det ikke er realistisk at beskrive alle krav. Dels er det vigtigt, at virksomhedens krav holdes op imod, hvad standardsystemer rent faktisk kan levere i dag. Ellers er resultatet dyr specialudvikling.

I en privat virksomhed vil der ofte være en tæt dialog mellem mulige leverandører og kunden inden en endelig kontrakt underskrives. I dialogen bliver de klogere på hinanden, og der opstår nye ideer til bedre løsninger. Samtidig kan systemerne indeholde faciliteter, som virksomheden ikke havde tænkt på.

Denne form for dialog er ikke umulig i et offentligt udbud, men den er svær og dermed dyr. At dette er et problem, viser tal fra årets IT i Praksis: 51 % af de offentlige chefer peger på, at en mere fleksibel udbudspraksis hvor der kunne være bedre mulighed for dialog, i høj grad ville kunne bidrage til bedre leverance og samarbejde med leverandørerne.

Disse problemer vil sikkert blive forsøgt løst i det kommende EU-direktiv. Men inden det bliver til dansk lov kommer der til at gå år.

I de fire organisationers brev til Erhvervsministeren opfordrer de til et møde om sagen, for de mener ikke, at reguleringen af danske offentlige indkøb kan eller skal afvente europæisk konsensus. I skrivende stund har de ikke fået noget svar. Mon den nye erhvervsminister tager tråden op?

Bragt som kommentar i Morgenavisen Jyllands-Posten d. 16. oktober 2012