Hvor mange gange har du sendt en mail, du sidenhen fortrød? For mange gange, er mit svar – desværre. Selvom jeg har brugt forskellige former for e-mail i mere end tyve år, sker det stadig: Jeg går i fælden, og sender en mail, der aldrig burde være sendt. I år har jeg mindst to gange sendt en mail til en kollega, hvor jeg i stedet burde have ringet til vedkommende eller talt med ham under fire øjne.

For mails kan aldrig løse konflikter, men de kan tit uddybe dem. De gange, mail-djævlen er faret i mig, har jeg været vred. Efterhånden burde jeg have lært, at det er noget af det dummeste, man kan gøre.

Jeg har også lagt mærke til, at vores mailkultur er blevet dårligere, efter vi begyndte at sende og modtage mails på vores mobiltelefoner.

Tit bliver de sendte mails sendt fra mobilen meget korte. Så korte at de virker kommanderende.
Andre gange er det tydeligt, at afsenderen skulle have været faldet ned på jorden, inden han sendte mailen af sted. Eksempelvis i den tid, det tager en gennemsnitsgammel pc at starte, finde en kop kaffe, og så lige læse beskeden med modtagerens øjne, inden den bliver sendt.

Samtidig mailer vi hele døgnet rundt – i enhver mikropause. Dermed stresser vi hinanden yderligere. Især hvis der er opstået konflikter, eller hvis vi i fællesskab er nød til at løse alvorlige problemer.

Mail-mediet har ellers problemer nok i forvejen. Anette Grønning lavede i 2007 en ph.d.-afhandling om e-mail kommunikation på baggrund af 28.000 e-mails i et forsikringsselskab. Den dokumenterer (hvis vi ikke allerede vidste det) at vi ikke arbejder nær så effektivt sammen via e-mail, som hvis vi sidder overfor hinanden og kan tale samme. Vi lærer ikke af hinanden, vi lytter ikke godt nok, og der skabes unødvendige konflikter.

Som chef er jeg tit ramt af en anden svøbe ved e-mails: Alt for ofte bliver jeg kopieret med på en maildialog. For så er jeg jo orienteret, synes afsenderen at mene. Engang imellem må jeg takke for tilliden til mine evner til hurtigt at læse og forstå kompliceret stof. På en typisk arbejdsdag modtager jeg 50-100 mails, og sender 30-50. Hele ens arbejdsdag kan derfor let gå med at læse og besvare mails. Management by mail kunne man kalde det. Nok ikke den bedste ledelsesform!

Derfor bør vi være meget opmærksomme på, hvorfor vi sender en mail, og til hvem vi sender den. Har de virkelig brug for at modtage den?

En anden kedelig ting ved mail er, at man ikke ved, hvem der modtager den. Mails bliver ofte sendt videre eller blot fremvist til personer, som afsenderen ikke havde skrevet den oprindelige mail til. Enten ved at den oprindelige modtager videresender den, eller ved at modtagerkredsen bliver udvidet i de klassiske spørgsmål/svar forløb en mail ofte medfører.

Endnu en grund til at være meget omhyggelig med indholdet!

Der er gode grunde til at sende mails. Eksempelvis hvis man hurtigt skal have et budskab frem til mange, eller hvis man skal sætte gang i en beslutningsproces, som enten skal gå hurtigt eller som involverer mange personer, der sidder spredt.

Men ”samtale fremmer forståelsen” som den daværende Mobilix-direktør Monique Moullé-Zetterström sagde med sin charmerende franske accent. Stadig kloge ord.

”Umage uddriver mail-dvævlen” kunne man tilføje. Følg de ti gode råd, der er gengivet på denne side, så kommer du garanteret til at fortryde færre mails i fremtiden. Også dem, der sendes fra mobiltelefonen.

Bragt som kommentar i Morgenavisen Jyllands-Posten d. 13. juni 2010. Egentlig blog-debat om emnet er her: http://blogs.jp.dk/it-bossen/2010/07/13/mailmonsteret-pa-mobilen/

Faktaboks:
Netikette: Ti bud for en god e-mail
1. Kommer til modtager, fordi den er til modtager – og er vigtig for modtager
2. Burde ikke være en samtale eller et traditionelt brev
3. Har en præcis emneangivelse
4. Er kort og præcis, eller i hvert fald let at skimme
5. Indeholder hverken ironi, tvetydigheder eller smileys
6. Er ikke så kortfattet, at den kommanderer
7. Er omhyggelig med tonen – finder balancen mellem formel/uformel
8. Kritiserer ikke andre mennesker
9. Bliver aldrig sendt, mens afsender er vred
10. Lever op til jeres sproglige kvalitetskrav i øvrigt.
Kilde: Pernille Steensbech Lemee, fokuskommunikation.dk