De ulideligt morgenfriske værter i min trafikradio forsøger i denne måned at bilde lytterne ind, at januar er en glimrende måned. Det er den ikke! Januar er mørk, kold og trøstesløs. Lige så mørk som december. Men alle konti er tomme, bukserne strammer og der er ingen lyskæder, sulemad og julehygge med familie og venner.

Den står med andre ord på smalkost og sparetider. Også når vi er på arbejde. I it-branchen bruges sparekniven flittigt i øjeblikket: Vedholdende rygter antyder, at IBM og Microsoft står foran fyringsrunder. Sikkert er det, at udstyrsfabrikanten Logitech fyrer 15 % af medarbejderne og at pc-producenten Dell allerede har skåret 10 % af medarbejderne væk.

Alligevel er der ingen grund til at hoppe ud foran et tog som den tyske milliardær Adolf Merckle gjorde det.

I stedet skal vi smøge ærmerne op, og spare penge ved hjælp af og på it. Flere læsere har spurgt mig, om det ikke kun er de store virksomheder, som har den mulighed. Derfor er denne kommentar målrettet mindre virksomheder. Selvom de samme råd sagtens kan følges af store virksomheder.

De fleste små virksomheder har allerede hentet en række gevinster ved at indføre et eller flere specialsystemer, som understøtter virksomhedens centrale processer som ordreregistrering, indkøb, fakturering osv.

Men der er andre områder, der ikke er tilstrækkeligt it-hjulpne: Eksempelvis transport, hvor der kan spares mange kilometer og køretimer.. Årsag? Selvom chaufførerne i dag har GPSer, så garanterer disse kun, at bilerne kører korrekt mellem A og B. Ikke at rutens stop besøges i den rigtige rækkefølge. Der findes flere it-systemer på markedet til ruteplanlægning, som kan udregne en optimal kørselsrækkefølge. Dorte Møller Madsen fra virksomheden Informi GIS har vurderet en række mindre virksomheders kørselsmønster. Hendes konklusion er klar: ”Såvel køretid som kørte kilometer kan let reduceres med 25 % ”. Selvom ruteplanlægningssystemer ikke er billige, skal man ikke have mere end en håndfuld vogne, så er investeringen hurtigt tjent hjem.

En anden type gevinst kan hentes ved at sætte strøm på samhandlen med de vigtigste kunder eller leverandører. Helst på en måde, så data indtastet i én virksomheds system automatisk overføres til samhandelspartnerens. Eksempelvis kan man automatisk modtage ordrer og sende fakturaer, således at de med det samme bliver registreret i modtagerens system. Ved at gøre dette kan man øge antallet af ordrer, der skal ekspederes, uden at der skal ansættes mere administrativt personale. Samtidig opstår der færre fejl, der sidenhen koster mand-tid at rette.

Men der kan også spares penge på selve it-kontoen. En af de mest effektive metoder er at købe ind i større portioner, gerne når it-virksomhederne skal afslutte deres kvartals- eller årsregnskab. Det kan være svært for små virksomheder at få tilstrækkelig volumen og dermed rabatter. Én mulighed er at gå sammen med andre virksomheder i lokalsamfundet eller i branchen og pulje indkøbet. Som tommelfingerregel er rabatterne størst på programmer og mindst på mand-tid. Der kan forholdsvis let opnås rabatter på 20 – 40 %, hvis ordren er stor nok.

Men det er slet ikke sikkert, at det er nødvendigt at betale noget for programmerne. Der findes gratis programmer til eksempelvis tekstbehandling eller e-post. De fleste af disse kan alt det, flertallet af medarbejderne i en virksomheder har behov for. Der kan være problemer i form af, at virksomhedens øvrige it-systemer er indrettet således, at de antager at man altid bruger eksempelvis Microsofts produkter. Men da de gratis programmer ikke koster noget, så mister man ingen penge ved at prøve dem.

Følg et eller flere af disse råd, så kan din virksomhed spare penge. Så der bliver råd til de lysere tider, vi jo ved kommer. På et tidspunkt.

Bragt som kommentar i Jyllands-Posten d. 14. januar 2009

________________________________________

Gratis programmer, alle virksomheder kan bruge:

Openoffice: Kontorpakke på dansk der muliggør
– Tekstbehandling og websideredigering
– Regneark
– Præsentationer
– Tegninger og diagrammer
– Formelredigering.
– Databaser
Se: www.openoffice.dk

Thunderbird: E-post program
Se: www.mozilla.com/thunderbird

Firefox: Internetbrowser
Se: www.mozilla.com/firefox

Linux: Operativsystem til både servere og pc’er
Se: www.linux.dk

Google Apps: E-post, kalender og teksbehandling
Se www.google.com/apps