Nogle gange skal vi mennesker have et vink med en vognstang, før vi helt forstår noget, som ellers er indlysende. Denne gang har en islandsk vulkan på en ekstrem måde synliggjort, hvor upålidelige og ineffektive flyrejser er.

Selvom vi godt vidste det i forvejen: De fleste kan – som jeg – ikke længere tælle, hvor mange gange de blev forsinkede, strandede eller oplevede andre afvigelser i en planlagt flyrejse.

”At rejse er at leve” sagde H.C. Andersen. På flyrejser til udlandet burde man i stedet sige ”at rejse er at vente”. Selv hvis alt går planmæssigt, spilder man uendeligt meget tid på transport til/fra lufthavnen, check in, sikkerhedskontrol, boarding osv osv. Alt sammen tid, der kun vanskeligt kan bruges produktivt.

I stedet for ineffektive rejser kan man bruge videokonferencer. Det er der bare få danske virksomheder, som gør: Kun 12 % – ifølge Danmarks Statistiks undersøgelse ”Det Digitale Samfund 2009”. Det er endda primært store virksomheder, der udnytter mulighederne. Blandt virksomheder med mindst 100 ansatte har kun 41 % – under halvdelen – taget teknologien til sig. Selvom der kan spares mange penge.

Trygvesta har været gennem en større organisationsændring, og her blev videokonferencefaciliteter brugt intensivt. Det betød dels, at alle havde mulighed for at være i daglig kontakt, og dels at de sparede mange penge. Birgitte Kofoed Olsen fra Trygveste udtalte for nylig til Erhvervsbladet, at det ville have kostet dem mere end 100 millioner kr, hvis de skulle have afholdt videomøderne som fysiske møder.

Videokonferencer kan også bruges til at kommunikere med parter uden for virksomheden. Næsten på samme måde som med en almindelig telefon.

I min virksomhed har vi brugt videokonferencer i mange år – i starten alene internt. Efterhånden bruger vi det også til møder med faste samarbejdspartnere. Eksempelvis har jeg en leverandør i Oslo. Vi holder statusmøder hver måned – som videokonference. På dén måde sparer vi rigtig meget rejsetid og -omkostninger.

Der findes videokonferencefaciliteter til enhver smag – og pengepung. Lige fra gratis løsninger til udstyr, der virker så godt, at man føler man sidder i det samme rum.

Det traditionelle videokonferenceudstyr er midt imellem disse yderpunkter. Det består af en fladskærm, et kamera monteret på en særlig boks samt en bordmikrofon. Polycom og Tandberg er de store leverandører på området. Netværksvirksomheden Cisco købte for ikke så længe siden Tandberg for 3 milliarder USD. Det skal nok sætte yderligere gang i produktudviklingen på området.

Man behøver ikke at have udstyr fra samme fabrikant for at etablere et videomøde. Alle leverandører understøtter den samme tekniske standard (med det uforståelige navn H.323).

Opsætning af udstyret og etablering af forbindelser kan drille. Under min research til denne kommentar faldt jeg over en forskningsrapport fra University College Sjælland, der handlede om anvendelse af videokonferencer i undervisningen. Desværre var selve forsøget ikke lykkedes, fordi der ikke kunne etableres en stabil netværksforbindelse mellem de to deltagende uddannelsessteder.

Den slags problemer er dog sjældne. Når udstyret først er sat op, er det lige så let og stabilt at betjene og bruge som en videooptager.

Prismæssigt koster traditionelt vidokonferenceudstyr 100.000 – 200.000 kr pr møderum, når det hele regnes med. Men de flestes erfaring er, at disse penge hurtigt er tjent hjem.

I den gratis ende er det muligt at etablere et videomøde via et helt almindelig web kamera på en pc. Er det ikke indbygget (hvad det er på mange nye pc’er), kan det købes for få hundrede kroner. Selve mødet kan etableres og styres vha gratis programmer som Googles Chat-funktion, Skype eller Microsofts Messenger.

Ønsker man en lidt mere professionel løsning, som eksempelvis er integreret med virksomhedens kalenderfunktion og kontaktbog, kan særlige programmer købes hos eksempelvis Microsoft eller Cisco. Disse gør det også muligt at vise eksempelvis en online-præsention på alles skærme under videokonferencen.

Løsningerne kan også blandes, så den ene side af mødet deltager fra en pc, mens den anden ende af mødet deltager fra et mødelokale med egentligt videokonference-udstyr.

Derfor er der kun én ting at sige til dem, der ikke er kommet i gang med videokonferencer endnu: Kom nu i gang! Der er mange penge at spare, og øget produktivitet at hente. Ved at rejse mindre – med fly, tog eller bil – og alligevel mødes mere.

Bragt som kommentar i Morgenavisen Jyllands-Posten d. 27. april 2010
Egentlig blog-debat om emnet er her